8. Praktische zaken van A tot Z

Belangrijke zaken op een rij

In dit hoofdstuk vindt u verdere informatie over belangrijke zaken waar u mee te maken krijgt op onze school.

Met ingang van 1 maart 2022 hebben de Heemsteedse basisscholen een gezamenlijke aanmeldprocedure. De afspraken uit dit Heemsteedse protocol hebben wij vertaald naar de situatie voor onze eigen school.
Kinderen die voor 1 maart 2022 geboren zijn, vallen onder de oude aanmeldregeling. Eerder bevestigde inschrijven blijven gewoon van kracht.

De samenwerking met ouders vinden wij heel belangrijk. Daarom plannen wij voorafgaand aan de inschrijving van uw zoon of dochter een kennismakingsgesprek in om elkaar te leren kennen en u informatie over onze school te geven. Natuurlijk is er in dit gesprek ruimte voor vragen van uw kant.

Wilt u zich aanmelden voor dit kennismakingsgesprek, download dan het interesseformulier via de website en mail het naar administratie@pbs-heemstede.nl

Zo spoedig mogelijk ontvangt u een bevestiging van het interesseformulier en een uitnodiging voor het gesprek. Aan het eind van het gesprek ontvangt u indien gewenst van ons het inschrijfformulier.

Vanaf dat uw kind drie jaar is, kunt u het inschrijfformulier afgeven op school of mailen naar bovengenoemd mailadres. Wij adviseren u om direct aan te melden als uw kind 3 jaar is. Binnen uiterlijk 6 weken hoort u schriftelijk van ons of wij uw kind kunnen plaatsen bij ons op school (in de zomervakantie kan dit iets langer duren). De school beslist of uw kind wordt toegelaten en laat u dat schriftelijk weten.

Wettelijk kunt u uw kind aanmelden op één basisschool.

Wachtlijst
Het aantal plekken dat wij hebben voor een jaarlaag zullen wij zo evenwichtig mogelijk over het hele jaar verdelen. Het kan zijn dat het geboortejaar van uw kind al vol zit bij aanmelding. Wij hanteren dan een beperkte wachtlijst. Het is dringend advies om uw kind dan tijdig aan te melden op een andere basisschool waar wel plek is. Het Samenwerkingsverband Passend Onderwijs Zuid-Kennemerland stelt maandelijks een lijst op met beschikbare plekken van basisscholen in de regio.

Broertjes/zusjes regeling
Op het moment dat uw oudste kind geplaatst is, vallen broertjes en zusjes onder de voorrangsregeling. De voorrangsregeling houdt in dat u een mail kunt sturen naar administratie@pbs-heemstede.nl met het verzoek om een inschrijfformulier te ontvangen voor een broertje of zusje van een geplaatste leerling. Dit verzoek kunt u doen vanaf het moment dat uw tweede kind (of volgende kind) is geboren.

Werkzaam op de Prinses Beatrixschool?
Kinderen met een ouder die werkzaam is op de PBS (dienstverband onbepaalde tijd), vallen onder de voorrangsregeling.

Heeft u vragen over deze procedure, neemt u dan gerust contact met ons op (023-5471931)

Zij-instroom
Is uw kind al gestart op een andere basisschool of komt u uit het buitenland en heeft u interesse in onze school?

Stuur dan een mail aan: administratie@pbs-heemstede.nl

Graag met de uitleg waarom u een andere basisschool zoekt en de leeftijd en groep van uw kind(eren). Zo spoedig mogelijk wordt er dan door de intern begeleider contact met u opgenomen.

Het is gebruikelijk dat u naast de aanmelding bij ons op school ook tijdig de school die u gaat verlaten op de hoogte brengt. De huidige school en wij als nieuwe school nemen contact met elkaar op. De huidige school stuurt ons een onderwijskundig rapport.

De school heeft een bibliotheek. We vinden het belangrijk dat de kinderen regelmatig lezen. De schoolbibliotheek wordt ieder jaar uitgebreid en is te vinden op een centrale plek in de aula.

Ieder jaar besteden wij aandacht aan de kinderboekenweek. Het afsluiten van de kinderboekenweek gebeurt door middel van een boekenmarkt. Leerlingen mogen boeken verkopen maar ook kopen. Dit wordt georganiseerd door de Oudercommissie. De opbrengst van de boekenmarkt gaat naar een goed doel.

Het komt wel eens voor dat wij ouders vragen om kinderen te begeleiden bij een excursie. Gemaakte kosten zoals bijv. parkeergeld kunt u bij ons declareren

Als we foto’s van kinderen plaatsen op een besloten platform moet je dan ook daarvoor toestemming aan de ouders vragen? Antwoord: Voor het gebruik van beeldmateriaal waarbij leerlingen herkenbaar in beeld zijn, is altijd toestemming nodig. Dus ook voor publicatie van een foto in een besloten omgeving is toestemming nodig en de school moet kunnen aantonen dat deze is verkregen. Daar bovenop moet de school ook passende technische en organisatorische maatregelen treffen om het beeldmateriaal te beschermen. Publicatie binnen een besloten omgeving kan zo’n passende maatregel zijn maar maakt toestemming dus niet overbodig. U kunt in Parro (wel/geen) toestemming geven voor besloten publicatie van beeldmateriaal.

1. Een foto is een persoonsgegeven

Een foto waarop een leerling herkenbaar in beeld is, zegt iets over die leerling. Die foto is dan automatisch een persoonsgegeven. Omdat je van een foto ook ras, etniciteit en in sommige gevallen een geloof kan afleiden, zijn foto’s zelfs bijzondere persoonsgegevens. Wanneer het om foto’s van minderjarigen gaat, gaat het ook nog eens om een kwetsbare groep.

2. Wat is publiceren?

Publicatie is volgens de Autoriteit Persoonsgegevens niet alleen het delen van foto’s op social media, maar ook het delen van foto’s met andere personen dan de leerling die op de foto’s staan (of de ouders van die leerling). Denk bijvoorbeeld aan klassenfoto’s (daar staan meerdere leerlingen op) en het delen van foto’s via de interne website van de school.

3. Vraag altijd expliciete toestemming

Dit is erg belangrijk en altijd nodig als je op school foto’s van leerlingen wilt gebruiken. Toestemming moet je altijd expliciet vragen, aan de leerling of als de leerling nog een 16 jaar is aan de ouders en de leerling. Toestemming vragen doen we in Parro. Voor ouders moet het altijd duidelijk zijn waarvoor toestemming wordt gegeven. Zorg dat ouders weten wat ze kunnen verwachten als ze toestemming geven. Waar wordt de foto gepubliceerd? (Website school, nieuwsbrief, sociale mediakanalen van de school, schoolgids etc).

Voor leerlingen onder de 16 jaar mag je zonder toestemming van de ouders geen foto’s van die leerling gebruiken in bijvoorbeeld de nieuwsbrief of op de website van de school. Als de ouders geen toestemming geven, mag je dus niet publiceren.

4. Vrijwillig

De toestemming moet in vrijheid gegeven worden. Ouders kunnen wel of geen toestemming geven. Geen toestemming geven mag altijd. Omdat toestemming vrijwillig moet zijn, kan je niet zomaar schoolactiviteiten organiseren waarbij ouders verplicht toestemming moeten geven voor het gebruik van foto’s (anders mag hun kind niet aan die activiteit meedoen).

5. Toestemming intrekken

Ouders en leerlingen mogen áltijd de toestemming die ze hebben gegeven weer intrekken. Dit betekent dat je vanaf het intrekken van de toestemming, geen foto’s meer mag publiceren van die leerling. Foto’s die je eerder hebt gebruikt mét toestemming, hoef je niet direct te verwijderen. Die foto’s heb je namelijk geplaatst mét toestemming van de ouders.

Als de ouders die foto’s willen laten verwijderen, dan kunnen ze dat apart vragen. Daarbij moet het verzoek wel redelijk zijn: als je net 5000 schoolgidsen heb laten drukken met de foto van hun kind op de voorkant, en je hebt daar de ouders specifiek toestemming voor gevraagd en gekregen, dan hoef je die folders natuurlijk niet te laten vernietigen.

6. Jaarlijks toestemming vragen

Scholen gaan verschillend om met het vragen van toestemming. Het uitgangspunt is dat scholen jaarlijks toestemming vragen voor het gebruik van foto’s. Maar het is mogelijk om eenmalig toestemming te vragen aan de ouders:
• bij de inschrijving
• het jaarlijks onder de aandacht brengen van ‘verlenen’ of ‘intrekken toestemming’ bij ouders is dan wel noodzakelijk (bijvoorbeeld in een brief of nieuwsbrief aan het begin van het nieuwe schooljaar)

Ook zijn er steeds meer softwareleveranciers die scholen hierbij helpen. Ouderportalen of leerlingvolgsystemen bieden vaak de mogelijkheid om toestemming te geven. Vraag dit na bij je leverancier.

7. Veilig opslaan en delen

Als je foto’s wilt delen met ouders, dan moet je ervoor zorgen dat foto’s beveiligd worden opgeslagen. Geef leerlingen en ouders een wachtwoord waarmee ze toegang krijgen tot een beveiligd deel van je website waar foto’s worden gedeeld. En natuurlijk mag je die leuke groepsfoto of fotocollage delen in je nieuwsbrief, zolang iedereen op de foto maar toestemming heeft gegeven. Als ouders de foto’s zelf delen die ze van het beveiligde deel van de schoolsite halen, dan is dat niet meer de verantwoordelijkheid van de school.

8. Ouders of pers die foto’s maken op school

Als school ben je alleen verantwoordelijk voor de foto’s die je zelf of in opdracht laat maken. Een leraar die bijvoorbeeld een Facebookpagina maakt en daar iedere dag leuke foto’s van de klas op plaatst: dat is de verantwoordelijkheid van de school.

De school is niet verantwoordelijk voor een ouder die tijdens het schoolfeest foto’s maakt en dit deelt via bijvoorbeeld Twitter. Hetzelfde geldt voor een journalist die foto’s komt maken op het schoolplein. De journalist heeft eigen journalistieke regels als het gaat om het publiceren van foto’s. De journalist is zelf verantwoordelijk voor het publiceren van zijn foto’s, maar dat betekent niet dat je niet meer hoeft na te denken. Als je weet dat er ouders zijn die geen toestemming hebben gegeven, dan hou je die kinderen uit de buurt van de persfotograaf. Of je laat de fotograaf weten dat ouders hun kind niet op de foto willen hebben. Als school heb je ook een verantwoordelijkheid voor ouders die vrijwillig meehelpen. Ouders die als hulpouder meegaan op schoolreis, moeten ook weten dat zij niet zomaar foto’s van de kinderen in hun groepje mogen delen.

Wat kun je hierin doen als school:

• Verbied ouders om foto’s publiek te delen
• Vraag of ouders terughoudend kunnen zijn met het maken en delen van foto’s
• Nodig ouders uit om de leukste foto’s die ze gemaakt hebben naar de leraar te sturen. De leraar kan dan de leukste foto’s selecteren en foto’s verwijderen van leerlingen waarvan ouders geen toestemming hebben gegeven.

9. Uitzondering: foto’s ter identificatie

Foto’s maken geen onderdeel uit van het onderwijs. Er is geen wet waarin staat dat je foto’s zomaar mag gebruiken. Daarom is er altijd toestemming nodig. De enige uitzondering is het gebruik van een pasfoto voor identificatie; hier is geen toestemming voor nodig. Dit valt onder de wettelijke identificatieplicht; de wet is leidend voor het gebruik van foto’s voor identificatiedoeleinden. Denk aan het een foto in het leerlingadministratiesysteem of op een schoolpas.

In de pauze krijgen de kinderen de gelegenheid iets te drinken en te eten. Een boterham of fruit is voor uw kind een gezonde onderbreking van de ochtend. De kinderen nemen dit zelf mee van huis. Tussen de middag blijven de kinderen allemaal over. Ook voor deze gelegenheid nemen zij brood en drinken van thuis mee.

1 keer per jaar komt de schoolfotograaf op school. De schoolfotograaf neemt groepsfoto’s, individuele foto’s en foto’s met broertjes en/of zusjes. Vanzelfsprekend bent u vrij in het al dan niet aanschaffen van de foto’s.

Gevonden voorwerpen

Regelmatig raken kinderen persoonlijke spullen kwijt. Dit kan gaan om kleine voorwerpen zoals bijv. fietssleutels maar soms ook om grotere zoals bijv. sportschoenen, een jas, etc.

Kleine spullen kunt u terug vinden in een mandje in de teamkamer. De grotere spullen kunt u vinden in een bak in de bijkeuken.
Voor de vakanties stallen wij de spullen uit in de aula en kunt u kijken of de door u gemiste spullen ertussen zitten.

Waar veel hoofden bij elkaar zijn is hoofdluis. `Om te zorgen dat de hoofdluis zo min mogelijk ruimte krijgt hanteren we de volgende aanpak. Alle kinderen zijn in het bezit van een luizentas.

Per groep zijn er twee ouders die na elke schoolvakantie alle hoofden controleren op hoofdluis. De groepsleerkracht neemt in het geval van “ lopende” luizen contact op met de ouders van het betreffende kind met het verzoek het kind meteen op te halen van school en te behandelen met een anti-luis middel. Na behandeling kan het kind weer terug naar school.

Bij vaststelling van hoofdluis of neten blijft het thuis kammen het meest effectieve middel om hoofdluis uit te kunnen bannen.

Preventief wordt ouders aangeraden zelf regelmatig, liefst een keer per week, de hoofden van hun kind (eren) te controleren. Meld een eventuele besmetting a.u.b. op school. Op school zijn diverse informatiestencils over hoofdluis voorhanden. Voor meer info: www.hoofdluis.nl

Volgens de Leerplichtwet gaat ieder kind naar school vanaf de dag waarop het vier wordt. En vanaf de eerste dag van de maand die volgt op zijn of haar vijfde verjaardag, moet een kind naar school. Op die dag moet uw kind ook op school staan ingeschreven. Als het volledige schoolprogramma te zwaar is voor uw kind, dan mag het maximaal vijf uur per week thuisblijven. Dat moet dan tijdig vooraf aan de directie worden doorgegeven. Daarnaast kan de directie toestemming geven voor nog eens vijf uur per week vrijaf.

Vanaf de leeftijd van vijf jaar gelden de leerplichtregels, dus zonder eventuele extra vrije uurtjes per week.

Voor meer informatie:

www.leerplein-mzk.nl

Buitengewoon verlof

Niet toegestaan

Buitengewoon verlof buiten de vakanties de schooltijden is niet toegestaan.

• Afwezigheid vanwege bijvoorbeeld verjaardagen, gewoon familiebezoek (ook naar het buitenland), vakantie in een goedkope periode, een reisje dat u heeft gewonnen, eerder vertrek naar of latere terugkeer van vakantie om de files te vermijden of omdat de vliegtickets dan goedkoper zijn? Dit zijn allemaal geen redenen voor verlof.
• Wordt uw kind langere tijd behandeld, bijvoorbeeld voor logopedie of dyslexie? Daarvoor geeft de school geen verlof. Deze behandelingen moet u dus buiten schooltijd plannen.

Wel toegestaan

Er zijn een paar situaties waarin buitengewoon verlof wél wordt verleend.

• Gewichtige omstandigheden

Dit zijn omstandigheden die buiten de wil van de ouders en/of het kind zijn gelegen. Het gaat dan bijvoorbeeld om overlijden binnen de familie, huwelijken of jubilea van ouders en grootouders of wettelijke verplichtingen waaraan buiten de schooltijden niet kan worden voldaan.

• Behandeling bij vastlopen

Als uw kind vastloopt in zijn leerproces en daarvoor behandeling nodig heeft die onmogelijk buiten schooltijd te verkrijgen is, kan de behandeling eventueel binnen schooltijd plaatsvinden. Of dat voor uw kind geldt, beoordelen de leerkracht, de intern begeleider en de directie, op basis van een onderzoek, handelingsplannen of een ontwikkelingsperspectief. Het verlof voor de behandeling(en) verleent de directeur.

• Medische redenen

Wanneer extra vakantie om medische redenen noodzakelijk wordt geacht. Er moet hiervoor een verklaring van de arts worden overlegd.

• Beroep ouders

Als vakantie onder schooltijden niet mogelijk is i.v.m. beroep ouders of wanneer een van de ouders een zo specifiek beroep uitoefent dat het aantoonbaar onmogelijk is om in de schoolvakanties met het gezin op vakantie te gaan. Belemmeringen of organisatorische problemen op uw werk vallen daar niet onder en geven dus geen recht op extra vakantieverlof; het moet echt gaan om de aard van het beroep. U dient een schriftelijke verklaring van de werkgever te overleggen. Een standaard werkgeversverklaring is daarvoor niet toereikend.

In al deze gevallen gelden er beperkingen ten aanzien van de duur van het verlof / de extra vakantie en het moment waarop deze mag worden gepland.

Andere verlofaanvragen betreffen bijvoorbeeld incidentele bezoeken aan tandarts, huisarts of ziekenhuis. We vragen u deze bezoeken buiten schooltijd te plannen, maar we realiseren ons dat dat niet altijd mogelijk is. Voor deze incidentele bezoeken geeft de directeur van de school meestal verlof.

Indien de afspraak onder schooltijd valt, dan bent u verplicht om uw kind op school te komen ophalen. We sturen kinderen niet alleen naar huis.

Uitzonderlijk verlof aanvragen

Zowel voor verlof vanwege gewichtige omstandigheden als voor extra vakantieverlof dient u vooraf een schriftelijke aanvraag in te dienen bij de directeur, bij voorkeur acht weken van tevoren. Aanvraagformulieren zijn verkrijgbaar bij de directeur. Bij een verlofaanvraag van meer dan tien schooldagen vanwege gewichtige omstandigheden is het aan de leerplichtambtenaar van de gemeente om hierover te beslissen.

Aanvragen voor meer dan tien dagen extra vakantieverlof worden door de school altijd afgewezen, evenals extra verlof in de eerste twee weken van het schooljaar.

Verlof dat wordt opgenomen zonder toestemming van de directeur of de leerplichtambtenaar wordt gezien als ongeoorloofd schoolverzuim. De schoolleiding is verplicht dit aan de leerplichtambtenaar te melden, die proces-verbaal kan opmaken.

Voor meer informatie kunt u terecht bij de directeur of de leerplichtambtenaar van uw woongemeente.

Vrijstelling van onderwijs

Volgens de wet op het primair onderwijs zijn alle leerlingen verplicht deel te nemen aan het onderwijs. Wel kan het voorkomen dat ouders een verzoek hebben om hun kind vrij te stellen van het deelnemen aan bepaalde onderwijsactiviteiten. Een vrijstelling kan alleen worden gegeven door het bestuur. Bij toezegging bepaalt het bestuur welke onderwijsactiviteiten voor de vrijstelling in de plaats komen.

Vóór de school, in de Von Brucken Focklaan, zijn, op verzoek van de school, verbodsborden en een nieuw zebrapad geplaatst door de gemeente. Uiteraard geldt dit stop/parkeerverbod ook voor de hoeken van het kruispunt Bernhard Zweerslaan- Von Brucken Focklaan, om de overzichtelijkheid voor lopende en fietsende kinderen en overige verkeersdeelnemers te waarborgen. De politie controleert regelmatig de naleving van dit stopverbod. Deze maatregel komt de veiligheid van onze leerlingen ten goede. Dit stopverbod geldt natuurlijk óók bij slecht weer!

Als u uw kind zelf ophaalt van school, dan moet u het stukje stoep bij de ingang naar het schoolplein helemaal vrij houden. Zo kunnen de kinderen die op de fiets van school naar huis gaan gemakkelijker en veiliger met hun fiets naar de straat lopen om daar op te stappen.

Vanaf 8.20 uur zijn er op het schoolplein leerkrachten aanwezig. Tijdens het buitenspelen is er altijd toezicht van de leerkrachten.

Als een leerling bij herhaling ernstig wangedrag vertoont, waardoor het onderwijsproces wordt verstoord of de veiligheid in het geding is, kan het een schorsing krijgen. Dit is een ordemaatregel – geen straf. De leerling mag dan tijdelijk (twee tot maximaal vijf dagen) niet op school komen. Door de schorsing kan het kind, of de groep, tot rust komen. De school heeft dan gelegenheid om, samen met de ouders, na te gaan hoe het beste kan worden gehandeld.

De directeur hoeft de leerplichtambtenaar niet te informeren; schorsen is een vorm van ‘geoorloofd verzuim’. De directeur moet wel de onderwijsinspectie informeren.

De directeur kan ook met onmiddellijke ingang schorsen, indien de geestelijke en de lichamelijke gezondheid en/of veiligheid van de medeleerlingen of van de personeelsleden dit vereist. Een onmiddellijke schorsing wordt achteraf schriftelijk aan de ouders bevestigd.

De directeur legt de aanleiding voor de schorsing vast, evenals en de achterliggende motieven van een schorsing. Ouders krijgen na enige tijd van de directeur te horen of de schorsingsmaatregel heeft gewerkt.

De procedure is vastgelegd in het Protocol Schorsing. Tegen een schorsingsbesluit is bezwaar mogelijk; in het protocol kunt u lezen hoe dat kan.

Verwijdering

Verwijderen is het definitief uitschrijven van een leerling van de school. Het bestuur is bevoegd een leerling te verwijderen. De leerplichtambtenaar en de onderwijsinspectie worden hierover geïnformeerd; bij de onderwijsinspectie gebeurt dat anoniem.

Verwijderen gebeurt op verzoek van de directeur. Er wordt een aantal stappen gevolgd.

1. De directeur hoort eerst de groepsleerkracht van het kind.
2. De directeur overlegt met de ouders. In dit gesprek kunnen de ouders hun standpunt duidelijk maken. Van dit overleg wordt een verslag gemaakt, bestemd voor beide partijen.
3. De directeur legt zijn verzoek voor aan het bestuur. Hij moet zijn verzoek motiveren en schriftelijk documenteren.
4. Het bestuur overlegt met de directeur.
5. Het bestuur deelt de ouders schriftelijk het (voorgenomen) besluit tot verwijdering mee.

Sinterklaas bezoekt ons ieder jaar.
Hij bezoekt samen met zijn pieten de groepen 1 t/m 4 uitgebreid.
De groepen 5 t/m 8 maken een surprise en kopen een cadeautje voor elkaar, Sinterklaas brengt aan deze klassen een kort bezoek.

Jarige kinderen mogen op school trakteren en de klassen rondgaan. De klassen beneden blijven beneden met het rondgaan en de klassen boven blijven boven. Er zijn veel suggesties te bedenken voor een gezonde en niet te grote traktatie.

Om kinderleed te besparen worden de uitnodigingen voor een partijtje niet in de klas uitgedeeld.
De leerkrachten vieren ook met de bouw hun verjaardag in de vorm van een “juffen-en/of meester dag”.

U kunt uw kind ziek melden door de leerkracht een bericht te sturen via Parro.

Indien uw kind niet aanwezig is, en wij hebben geen bericht ontvangen, zullen wij contact met u opnemen.